你敢说会用Excel?公式、函数和制表最全技巧全在这里

对于经常和数字打交道的人来说,EXCEL绝对称得上是最给力的神器。能否熟练运用EXCEL的工作状态有着天壤之别,对EXCEL的运用不仅仅是做表格、做做统计,一些函数和制表上的“黑科技”也会让使用者见识到一个全新的世界。

 

1迷你图,让你一目了然

 

迷你图可以让Excel中有数有图,一目了然,瞬间提升专业度。

 

把这样一份数图结合的表格拿出来,相信上司一定会夸你做事认真,考虑周到。

 

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2为什么表格中会有那么多####

 

当某个单元格中拥有过多内容,导致显示不全的时候,单元格中便会显示出“####”,让整个图表看起来既没有信息量又不专业。用鼠标一个一个拖拽?如果你的时间相当充裕,或许可以试试。但是万一这是一份超级无敌大的图表,有几千行几千列呢?

其实,在“格式”菜单中有“自动调整行高”和“自动调整列宽”两个功能,可以点击这两个按钮来合适地展示数据,防止出现“####”这种尴尬的内容。

 

或者Ctrl+A全选该表格,在需要调整的行或者列中间双击,也可以达到同样的效果。

 

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3为什么数据全挤到一起?

 

做表格时,经常需要从word文档或者其他类型的文档中复制粘贴数据,但是由于格式不对应,复制过来的数据经常会出现全部挤在一列的情况。把它们填充到不同的单元格中?复制粘贴的话,然后数据又很多,真的浪费时间并且很难完成。

 

Excel中自带分列功能,专门针对这种“乱成一团”的数据:点击“数据”选项下的“分列”,按要求把数据分离即可,你会看到,你要的数据回到不同的单元格中去。

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4快捷键提高速度

 

同样做一份表格,你可能花费很久,从上班到下班都完成不了,而有的人却利用各种各样的快捷键,分分钟搞定。

 

这里精挑细选了一些常用的快捷键,保证让你的手速快到飞起:

 

【Ctrl+9】:隐藏选定的行。

【Ctrl+0】:隐藏选定的列。

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【Ctrl+PgDn】:切换到右边的工作表。

【Ctrl+PgUp】:切换回左边。

【Ctrl+F】:显示【查找】对话框。

【Ctrl+G】:显示【定位】对话框。

【Ctrl+F9】:将工作簿窗口最小化为图标。

【Ctrl+F10】:最大化或还原选定的工作簿窗口。

【Ctrl+:】:输入当前时间。

【Ctrl+;】:输入当前日期。

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【Shift+F2】:编辑单元格批注。

【Shift+F3】:显示“插入函数”对话框。

【Shift+F6】:切换到已拆分的工作表中的上一个窗格。

【Shift+F8】:可以使用箭头键将非邻近单元格或范围添加到单元格的选定范围。

【Shift+F10】:显示选定项目的快捷菜单。

【Shift+F11】:插入一个新工作表。

 

还有一个很好用的单元格格式转换快捷键系列,解放你的鼠标。

 

CRTL+SHIFT+~:常规格式

CTRL+SHIFT+1:整数

CTRL+SHIFT+2:时间

CTRL+SHIFT+3:日期

CTRL+SHIFT+4:货币符号

CTRL+SHIFT+5:百分比

CTRL+SHIFT+6:科学记数

CTRL+SHIFT+7:边框

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5公式太多请找数据来源

 

当遇到公式运算比较多的报表时,想知道某个单元格中的数据是从哪些单元格计算来的,但看着密密麻麻的公式和单元格符号,怎么办。

 

这个时候,选中公式结果单元格, 按快捷键Ctrl+[,就可以在excel中直接看到运算的数据源了。

 

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当公式的结果是来自不同的工作簿时,使用该快捷键,它还会自动帮你打开数据源的工作簿并找到该数据源。

 

6多张表如何统一调格式?

 

当需要同时做N个格式相同的工作表,却发现每次都要手动调格式,此刻,你的内心是崩溃的。除了移动和复制,如何对N个工作表设置相同的格式呢?

 

右键点击某张工作表的标签,选择“选定全部工作表”之后进行编辑,完成后再点击“取消组合工作表”就行了。

 

省时省力,一次搞定,工作效率就是这么上来的。

 

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7不用托鼠标生成编号1到1000

 

遇上要给Excel中的数据编号,要怎么处理?从1编到20,你或许直接输入20个数字,或者拖拖鼠标就能完事,但是要给一堆数据从1编号到1000的话……如果我要从1编到1000,那么点击“填充”→“系列”→将“步长值”设置为1、“终止值”设置为1000即可。

 

还可以按照编号需求,设定不同的值:比如,如果将这1000个数据全部标为奇数列,那么从1开始,将步长值设定为2,终止值设定为1999;偶数列的话,从2开始,终止值设定为2000。想怎么设置,就怎么设置。

 

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8Excel 自带截图功能

 

在制作或者浏览表格时,我们常常要将一些关键的数据及图表截图保存。大部分人一般会使用qq、微信的截图功能或者其他截图软件,可是万一没有网络了怎么办?

 

其实Excel中也自带原生截图功能。点选“插入”,正下方就是“屏幕截图”啦。这个技巧虽然简单,但是诸如断网等关键时刻,它就派上用场了。

 

9图形千千万,为什么总是柱状图

 

图形能够让Excel中那的数字变得直观而鲜活,但一直都用柱状图来打发,这样真的好吗?其实,不同类型的图表有不同的呈现方式,表达的重点内容也不一样,所以请按照需求随意取用:

 

柱状图/条形图:

 

柱状图大家平时最常见的一类图形,算是Excel中的万金油。经常用于不同数据之间的比较。

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折线图/面积图:

 

折线图可以看出数据的变化趋势。比如,如果你是一名sales,那么比较一下自己今年四个季度的业务量,折线图就是最好的选择。

 

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饼图:

 

饼图是能够最直观显示各个数据占比情况的图形。举个例子,想知道自己每天用于工作、通勤、娱乐的时间,那么做一张饼图,一切就都一目了然了。

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雷达图:

 

这种图最大的作用是比较数据的不同。当数据用雷达图展现出来的时候,能清晰地发现数据间的差异。

 

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10商务范的表格你也可以

 

如果你做出了这种配色风格的图表,

 

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是不是很有大学时候excel课程练习的feel?这种表格很难立刻让老板和同事眼前一亮。

 

人在职场,要时刻保持专业与逼格。而做一个商务范儿十足的表格,也是你态度和水平的表现。

 

在做表格时,可以遵循的原则是:首行首列颜色最深,间行间列双色分布。

 

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选择合适的商务范儿颜色也非常重要。

 

如果你不太擅长颜色搭配,推荐大家多看商业网站找感觉,顺便提供以下几种经典的配色:

 

万年不出错的蓝色系列,《经济学人》风格

 

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和谐的红蓝配,《大西洋周刊》推荐配色

 

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明朗的红色系,出自《金融时报》

 

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一些研究机构则喜欢用鲜艳活泼的深浅色对比,也能让人印象深刻

 

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还觉得不够用?常用的商务配色,都在这里了,拿好不谢!

 

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在线网站: http://www.peise.net/tools/web/,自从有了它,强大的配色功能让艺术生都夸目相看。

 

11别让表格毁在最后一步

 

好不容易把交代的表格做好了,打算就这样发给老板?

 

别着急!行百里者半九十,要做就把事情做到最好。在发送前,请务必注意以下几条,妥当之后再点击发送,多花一分钟,也许就可以避免表格被“打回重改”的命运:

将光标定位在需要他人首先阅览的单元格中,方便对方一目了然。

 

如果表格过长,那么尽量冻结首行首列。

 

没必要呈现的内容,建议做隐藏处理,而不是删除,这样方便下次修改。

 

保持单元格内数据的字体、字号与格式一致。

行标题、列标题请加粗,并给表格加上合适的框线。

这些Excel的小技能,学会了会相当受用。

(文章来源:SHOOIN)

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