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学术科技期刊投稿信(Cover Letter)写作指南

刘田宇

投稿信(Cover Letter)是向学术科技期刊投稿时不可或缺的材料。往往只有一页的投稿信却能很大程度地决定稿件的“生死”。投稿信的作者一般为通讯作者,但某些导师也会让一作参与写作。面对这样的挑战,你是否想过怎样才能写成一封让编辑击节赞叹的投稿信呢?本文旨在给读者们一些启发和参考。

1. 投稿信为什么重要?

投稿信一般是学术编辑首先阅读的材料,是稿件的“门面”。编辑需要通过投稿信中的内容快速判断文章的亮点并决定文章是否符合期刊收录要求及能否外审。Cell旗下的Chem期刊主编Robert Eagling博士曾公开表示,他评估一篇稿件时会依如下顺序阅读材料:

投稿信 → 题目 → 摘要 → 引言

你看,很多作者绞尽脑汁地想为自己的文章起一个牛气的题目,却可能忽视了投稿信的重要性:它比题目更早映入编辑眼帘,是决定文章第一印象的重中之重。

另外,某些时候投稿信会落入审稿人手中。因此,投稿信的好坏也会影响审稿人对文章的评价。笔者在审稿时必会首先阅读投稿信。如果发现投稿信言之无物,或者犯了一些禁忌(下文展开),难免会对文章质量产生怀疑。当然,最后逆转的可能性还是有的。

2. 投稿信应该包括哪些内容?

1)通讯作者信息和期刊编辑或编辑部信息

若所投期刊为英文期刊,投稿信格式参照正式英文信件格式。写信人的名字、职称、单位和联系方式位于右上角,也可置于投稿信末尾落款后。信纸最好有写信人单位的抬头,显得正式。有多个通讯作者时,只用附上写投稿信的作者信息即可。详情请参见文末图片。

接下来左起顶格写期刊编辑或编辑部的信息,包括:投稿时间(记得投稿前更新)、编辑名字、职称(博士、主编、副主编等)、期刊名和联系邮箱。如果投稿时不确定编辑,则可写主编(Editor-in-Chief)信息。若编辑邮箱未知,可用相应期刊的编辑部邮箱替代。

正文行文前最好写全编辑名字,是博士的名字前要加Dr.。搞不清楚是不是博士的也可以写Dr.,没人会因为被博士而心生怨恨吧。尽量不要只写Dear Editor或Dear Doctor,这样显得很敷衍。风传有些高分子科学类期刊如果只写Dear Editor而没有指明编辑的名字的话,会被编辑直接拒稿。

下面进入正文部分。

2)首段:陈述稿件基本信息,包括:

  • 稿件标题;
  • 稿件作者(可选)
  • 稿件类型(Article, Communication, Review, Prospective云云)
  • 投稿期刊

如果是再次投稿,还应附上稿件编号(Manuscript ID,一般跟在稿件标题后)。

3)中间段:推销你的“故事”。这部分是精华。投稿信的质量高低大抵取决于此段,因此需要尽心撰写。其内容主要包括:

  • 摘要中无法包含的研究背景;
  • 文章讲了一个什么故事?要精练,1-2句话必须说清楚。
  • 文章的亮点(Highlight)有什么?这点可以适当拓展。
  • 为什么你的文章适合你所投的期刊?这点可能需要研读期刊的Aim and Scope(期刊网站上一般都有),寻找文章和期刊定位的契合点。对于综合期刊,还要强调文章的新颖性和立意,以及对不同专业的读者吸引力。
  • 你所研发的问题对于相关领域意义为什么重大?
  • 为什么对于其他领域的读者同样有吸引力?

中间段是投稿信写作的重点也是难点,需要勤加练习才能略有体会。笔者建议一种在美国高校常用的练习法——重构摘要。具体而言,找一篇与自己研究领域相关的顶刊论文,不看摘要, 通读全文。然后根据自己理解,写出自己版本的摘要。通过对比自己的摘要和发表的摘要,总结对文章亮点把握的准确性。顶刊论文的摘要往往都是精心雕琢的,质量有所保证。

4)结尾段:感谢主编(和审稿人)的时间并客气结尾(如期待回信,或表达对希望文章最终被接收的希冀)。若期刊要求保证无一稿多投或利益冲突,可在此段一并陈述。

5)署名:如果右上角有写信人的信息,则这里只用写名字。名字下面附上签名则更庄重。但如果右上角没有写信人信息,则名字下面还要写上自己的完整信息。

6)(可选)推荐审稿人信息:名字、单位、邮箱地址。这部分内容可单独附上。审稿人的邮箱很重要。编辑一般使用邮箱找到审稿人发表文章的情况(如Google Scholar),用于评估审稿人的资格。若期刊明确表示不接受作者推荐审稿人,此部分可略去。

3. 投稿信里的“忌讳”有哪些?

需要明确的是,这些忌讳并不会对你的投稿“一击致命”。但若能规避它们,会提升自己工作被送出外审的概率。

1)不要照搬摘要

前文已述,投稿信是展示工作亮点的第一个平台,要好好利用。如果内容只是照搬摘要,那因为之后编辑或审稿人还会阅读摘要,二者表达的内容完全重复,会白白浪费一次宣传自己工作的机会。而且,照搬摘要可能会让编辑或审稿人产生作者懒惰的印象,不利于文章发表。

2)不要罗列课题组成果或与投稿文章相关的其他文章引用量

编辑在评估一篇稿件时的重心一般只停留在当前投稿的稿件。课题组的成果编辑可通过通讯作者邮箱和单位轻松找到。通讯作者已发表工作的被引用量也无需提及,编辑如果感兴趣会顺着投稿文章的参考文献或通讯作者的邮箱地址顺藤摸瓜。另外,你有没有想过,大量列举与所投稿件相关的、已发表的工作可能是一种“自掘坟墓”的行为?这不明摆着告诉编辑我投稿的工作只是一篇累积性工作(incremental work)吗?

总之,投稿信原则上只“推销”当下的工作。毕竟,你投稿的工作才是编辑和审稿人最为关心的啊。

3)不要强调所投稿件的工作所获得的赞誉等

如果相关工作已在会议上汇报过并被与会者高度赞扬,恭喜你。但,请不要把获得的赞誉写到投稿信里。编辑和审稿人不需要你旁敲侧击地告诉他们你的工作有多牛P。大家都精着呢,越听你王婆卖瓜,越感觉你没干货,就越认为你的稿件其实是金玉其外,败絮其中(人的逆反心理啊……)。请用稿件的质量让编辑和审稿人从心里认可你的工作。

4. 特殊情况下投稿信里可以包含的内容

以上所述为投稿信的一般内容,在特定情况下,投稿信的内容还可包括:

1)文章是否被邀请

如果你的稿件是编辑部邀请的,甚至可以是从别的期刊经编辑推荐转投而来的,请大胆地说出来!这样做一方面让编辑部明白你的稿件并非“不速之客”。把请来的客人轰出去可就太不近人情了。表明邀请后基本上你的稿件会被直接送出外审(只要你不在投稿信和文章里“作妖”)。如果有邀请的具体信息最好,比如稿件的编号、发出邀请的编辑名字或邀请邮件时间等。但不要全文复制邀请信(给自己和编辑部一点隐私吧,审稿人或许不关心你们之间说了啥)。通过你提及的信息,编辑部能很快追踪到发你的邀请。

于审稿人而言,当看见你是有编辑部邀请加持的……你懂的……不给你面子也得给编辑部一个面子不是?笔者目前已审稿350余篇,也只“忤逆”过编辑部一次,而且也只敢诚惶诚恐地表达自己对受邀文稿质量的批评……

2)其他与编辑部的联系

投稿信是作者与编辑部交流的平台。如果就投稿稿件曾与编辑部有交流的话,若有必要,可将相关信息囊括进来。例如笔者最近一次投稿信中陈述了因新冠病毒疫情爆发超过了最后投稿期限,但事先和编辑部联系申请了延期许可。在投稿信中简要说明情况(切忌长篇大论说个没完)可避免一些不必要的麻烦。

3)针对修改文章的投稿信

当文章修改完毕后再次投稿,最好也准备一封投稿信,但内容与第一次应大不同。笔者将在今后单独一篇有关回复信写法的推文中详细讨论相关注意事项。

最后笔者要强调的是,以上的内容大都为个人经验,仅供参考。笔者始终赞同写作应有作者特有的风格和喜好。但若能规避常见“雷区”并采纳行之有效的策略,定能达到事半功倍之效果。

祝大家成功!

【附录】投稿信基本格式概览

学术科技期刊投稿信(Cover Letter)写作指南
学术科技期刊投稿信(Cover Letter)写作指南

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